La Certification Qualiopi a rebattu les cartes de la formation professionnelle. Si tu délègues des interventions à des formateurs indépendants, tu restes pourtant le premier responsable de la qualité, de la conformité et de la traçabilité. Bonne nouvelle : avec un cadre clair, des contrats solides et quelques bons réflexes, la délégation peut devenir un véritable levier de performance, sans trembler au moment des audits. Voici, point par point, ce que Qualiopi change dans ta manière de sélectionner, piloter et prouver la qualité de tes sous-traitants.
Rappel Sur Qualiopi Et Les Situations De Délégation
Cadre Législatif Et Périmètre Des Actions Concernées
Qualiopi atteste du respect du Référentiel National Qualité (RNQ) pour tout prestataire qui souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, Pôle emploi, Régions). Depuis 2022, sans cette certification, pas de prise en charge. Le RNQ couvre les actions de formation, de VAE, d’apprentissage et de bilan de compétences. Quand tu délègues, la certification du donneur d’ordre reste le socle : l’exigence Qualiopi ne disparaît pas parce qu’un indépendant anime à ta place, elle se déporte sur ton système qualité et tes contrôles.
Externalisation, Co-Traitance Ou Sous-Traitance : Les Différences Clés
- Sous-traitance : tu vends l’action, tu es « prestataire certifié » et tu confies une partie (ou la totalité de l’animation) à un indépendant. Tu gardes la maîtrise du dispositif et l’entière responsabilité vis-à-vis du client et des financeurs.
- Co-traitance : vous répondez et exécutez ensemble, chacun facture sa part au client. Chacun doit être conforme Qualiopi sur son périmètre et la gouvernance commune doit être cadrée contractuellement.
- Externalisation (au sens large) : tu délègues des fonctions support (ingénierie, logistique, évaluation). Même si l’animation reste interne, ces prestations doivent respecter ton système qualité et la sécurité des données.
Quand Et Pourquoi Déléguer À Des Formateurs Indépendants
Tu délègues pour gagner en agilité : expertise rare, pic d’activité, maillage territorial, disponibilité rapide. C’est pertinent quand l’indépendant apporte une compétence pointue, parle le langage du métier du client, ou garantit une continuité de service. Qualiopi te pousse simplement à professionnaliser la relation : qualification en amont, cadre contractuel robuste, preuves structurées, et pilotage des résultats. Bref, déléguer oui, mais avec une chaîne de qualité maîtrisée de bout en bout.
Responsabilités Et Traçabilité Dans La Sous-Traitance
Rôles Du Prestataire Certifié Et Du Formateur Indépendant (RACI)
Tu définis le cahier des charges, l’ingénierie globale, les objectifs évaluables et le dispositif d’évaluation. Tu sélectionnes le formateur, vérifies ses compétences (CV, références, veille), fournis les supports-cadres et contrôles la réalisation. Le formateur indépendant prépare et anime, adapte les modalités, collecte les émargements, administre les évaluations et te remonte les preuves. En RACI simple : tu es Responsable et Comptable des résultats, le formateur est Contributeur, et l’apprenant/entreprise est Informé. En cas de non-conformité, c’est vers toi que l’auditeur et le financeur se tourneront.
Obligations Documentaires Et Conservation Des Preuves
Pour chaque action, tu dois pouvoir montrer : un devis/convention ou contrat, un programme détaillé avec objectifs, prérequis et durée, la convocation, les feuilles d’émargement (ou traçabilité FOAD), les évaluations initiale et finale, l’attestation d’assiduité ou de réussite, le bilan à chaud, et le cas échéant le suivi à froid. Côté sous-traitant, conserve la convention de sous-traitance, la preuve d’assurance RC Pro, les habilitations nécessaires, le droit d’usage des supports, et la preuve d’information RGPD. Organise l’archivage pendant la durée requise par les financeurs et par ton propre cycle d’audit.
Gestion Des Données, Accessibilité Et Devoir D’Information
Qualiopi attend que tu protèges les données personnelles : minimisation, finalités claires, sécurisation, durée de conservation, droits des personnes. Informe tes sous-traitants des règles (confidentialité, outils approuvés, partage sécurisé) et fournis une notice aux stagiaires. Sur l’accessibilité, assure-toi que l’indépendant prend en compte les besoins spécifiques (aménagements, formats alternatifs) et qu’un référent handicap est identifiable. Ton devoir d’information couvre aussi les modalités, le rythme, les prérequis, les moyens techniques en FOAD, et les voies de recours.
Exigences Qualiopi Qui Impactent Directement Les Formateurs Délégués
Recueil Des Besoins, Objectifs Et Ingénierie Pédagogique
Tu ne peux pas externaliser à l’aveugle. Avant l’animation, formalise le recueil des besoins du client ou des participants : contexte, niveau initial, contraintes métier. Fixe des objectifs opérationnels (observables, mesurables) et partage avec le formateur la trame pédagogique, les séquences, et les ressources. L’indépendant doit être capable de justifier ses choix (méthodes actives, cas réels, alternance pratique/théorie) et d’aligner ses supports avec les objectifs. Cette cohérence est souvent vérifiée en audit.
Adaptations, Accessibilité Et Individualisation Des Parcours
Qualiopi met l’accent sur l’adaptation aux publics : tu attends du formateur qu’il ajuste rythme, niveaux d’exercices, exemples sectoriels, et modalités (présentiel/FOAD/Hybride). Les aménagements d’accessibilité (temps supplémentaire, supports lisibles, outils compatibles) doivent être anticipés et tracés. Pour les parcours longs, l’individualisation passe par des jalons, des ressources complémentaires et, parfois, un plan d’accompagnement personnalisé.
Évaluations, Attestations, Satisfaction Et Suivi Post-Formation
Le triptyque évaluation initiale – formative – finale est indispensable. L’indépendant administre les tests, grilles d’observation, études de cas ou QCM et te restitue les résultats. Tu édites les attestations (assiduité, compétences acquises le cas échéant) et envoies les questionnaires de satisfaction « à chaud ». Quand pertinent, un « à froid » à 60–90 jours mesure le transfert en situation de travail. Conserve aussi la preuve d’actions de progrès si des insatisfactions reviennent.
Contrats, Conventions Et Relation Avec Les Financeurs
Clauses Essentielles : Qualité, RGPD, Propriété Intellectuelle, Assurance
Ta convention de sous-traitance doit préciser : périmètre, obligations Qualiopi, exigences documentaires, délais de remise des preuves, confidentialité et RGPD (rôle de sous-traitant de traitement, mesures de sécurité), propriété intellectuelle sur les supports (droits d’usage, interdictions de diffusion), non-sollicitation des clients, couverture d’assurance, et mécanismes de contrôle (observations en salle, audit interne). Ajoute les règles d’annulation, de substitution de formateur et de gestion des incidents.
Dossier De Preuves Pour Les Financeurs (OPCO, CPF) Et Pour L’Audit
Les OPCO attendent des pièces propres et cohérentes : convention de formation, programme détaillé, listes de présence signées par demi-journée (ou logs FOAD), facture conforme, attestation d’assiduité, et parfois le CV du formateur. Pour le CPF via EDOF, respecte les délais d’information, la traçabilité des temps, l’attestation de fin, ainsi que les conditions de rétractation. Ton « dossier audit » reprend ces éléments avec, en plus, la preuve de qualification du sous-traitant, les échanges de cadrage et la revue de satisfaction. Un auditeur peut tirer au sort un dossier délégué : tout doit être retrouvable en quelques minutes.
Tarification, Marges Et Conditions D’Annulation/Substitution
La délégation n’a de sens que si ta marge est protégée. Clarifie la base tarifaire (à la journée, au forfait, par livrable), les frais annexes (déplacements, licences), les modalités de paiement, et les conséquences d’une défaillance (pénalités, remplacement). Cadre les annulations côté client et côté formateur, avec des délais et pourcentages clairs. En cas de substitution, exige un profil équivalent validé par toi, jamais imposé. Cela t’évite les mauvaises surprises… et les non-conformités.
Audits, Contrôles Et Gestion Des Risques En Délégation
Qualification Et Évaluation Des Sous-Traitants
Avant la première mission, qualifie l’indépendant : vérifie CV, références, actualisation des compétences, veille métier/pédagogique, assurance, et maîtrise des outils. Une courte grille d’évaluation initiale puis un scoring après mission (qualité d’animation, respect des exigences, satisfaction) créent une boucle d’amélioration. Écarte poliment mais fermement les profils qui ne passent pas la barre Qualiopi.
Maîtrise Opérationnelle, Vérifications Sur Échantillons Et Traçabilité
Dans ton plan qualité, prévois des vérifications sur échantillons : revue de supports, observation en séance (annoncée), contrôle des émargements et des évaluations, relecture des attestations. Documente ces contrôles et les suites données. Ta traçabilité doit raconter l’histoire de l’action : besoin, objectifs, réalisation, résultats. Si, relisant le dossier six mois plus tard, tu comprends tout d’un coup d’œil, tu es sur la bonne voie.
Non-Conformités, Actions Correctives Et Préparation Aux Audits
Quand une non-conformité apparaît (ex. émargements incomplets, objectifs flous, support non accessible), qualifie sa cause, corrige, puis empêche la récidive : modèle de document révisé, consignes mieux formulées, formation du sous-traitant. Garde la preuve de ces actions. Pour les audits initial, surveillance et renouvellement, prépare un « kit délégation » : procédure, liste des sous-traitants qualifiés, preuves types, et 1–2 dossiers exemplaires. Tu réduis ainsi le stress et tu montres une maîtrise réelle de la délégation.
Modèles Opérationnels Et Outils Pour Une Délégation Maîtrisée
Processus Type De Bout En Bout (Devis À Facturation)
Begin par qualifier la demande et formaliser le besoin. Établis le devis et la convention client. En parallèle, source le formateur, signe la convention de sous-traitance, partage le cahier des charges et valides l’ingénierie. Organise la logistique, envoie convocations et accès. Pendant l’action, collecte émargements et évaluations. En fin de session, délivre attestations, bilan « à chaud », puis facture. Si financement OPCO/CPF, complète les pièces spécifiques et assure le suivi « à froid » si prévu. Clôture avec une revue interne du dossier et capitalisation des retours.
Modèles De Documents Et Outils Numériques Recommandés
Prépare des modèles propres : cahier des charges, programme, convention de sous-traitance, check-list de conformité, feuilles d’émargement (présentiel et FOAD), grilles d’évaluation, attestation, rapport d’intervention et fiche de non-conformité. Côté outils, privilégie une signature électronique, un espace documentaire sécurisé, un LMS/Learning Portal pour la FOAD, et un formulaire en ligne pour les besoins et satisfactions. Un simple système de nommage des fichiers et une arborescence standard t’épargnent des heures le jour J.
Indicateurs De Pilotage Et Tableaux De Bord Qualité
Suis quelques indicateurs utiles : taux de satisfaction à chaud et à froid, atteinte des objectifs (taux de réussite), assiduité, respect des délais de remise des preuves, taux d’incidents documentaires, non-conformités ouvertes/fermées, délai moyen de facturation, part du chiffre d’affaires sous-traité et marge nette par action. Analyse-les par formateur et par client. Tu repères vite les points d’appui… et les zones à renforcer.
Conclusion
La Certification Qualiopi ne te demande pas d’arrêter la délégation : elle t’oblige à l’organiser. Si tu qualifies tes formateurs, cadres les responsabilités, verrouilles les documents et mesures les résultats, tu sécurises les financements et tu gagnes en crédibilité. Begin simple : une procédure de délégation, des modèles, un dossier de preuves bien rangé et un tableau de bord court. Le reste suivra. Et, au prochain audit, tu pourras parler de ta sous-traitance avec assurance… preuves à l’appui.
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